Hôtels et spas : organiser le réassort des produits d’accueil

Une gamme de produits d’accueil doit rester disponible au fil des séjours et des soins. Pour préparer les réassorts, partez des consommations observées et des délais confirmés par le fournisseur. Un tableau simple, mis à jour régulièrement, aide à repérer les besoins avant que les équipes ne manquent d’une référence.

Mesurer les sorties par référence

Recensez chaque produit avec sa contenance, son unité de commande et son lieu de stockage. Distinguez les unités distribuées aux chambres, celles utilisées au spa et celles vendues en boutique. Notez aussi les pertes ou les produits mis à l’écart pour ne pas les confondre avec une consommation normale.

Choisissez une période de suivi adaptée à votre activité. Comparez les sorties au nombre de chambres occupées ou de prestations réalisées sur cette même période. Ces indicateurs permettent d’expliquer les variations et de préparer une estimation pour les semaines suivantes.

Définir un seuil de réapprovisionnement

Le seuil de commande peut être construit à partir de la consommation attendue pendant le délai de réapprovisionnement, à laquelle s’ajoute une marge de sécurité. Cette marge dépend notamment de la variabilité de votre activité, de la fiabilité des délais et de la place disponible.

Exemple fictif : pour une consommation de 100 unités par semaine et un délai confirmé de quatre semaines, le besoin pendant ce délai est de 400 unités. Avec une marge choisie de 150 unités, le seuil indicatif est de 550 unités. Ces chiffres illustrent la méthode ; ils ne constituent ni un minimum de commande ni un délai annoncé par Whitwest.

Tenir compte des commandes en cours

Avant de commander, vérifiez les quantités réellement disponibles, les livraisons attendues et les produits déjà réservés à un événement ou à un autre établissement. Un total de stock peut donner une impression trompeuse si une partie n’est plus disponible pour l’usage quotidien.

• Stock utilisable au dernier inventaire.
• Commandes confirmées et dates annoncées.
• Quantités réservées et opérations particulières.
• Consommation estimée jusqu’à la prochaine livraison.
• Conditionnement de commande et capacité de rangement.

Préparer les périodes de forte activité

Communiquez les périodes de fréquentation attendues au service achats. Un événement, une ouverture de chambres ou une nouvelle carte de soins peut modifier les besoins. Présentez ces volumes comme des prévisions à ajuster et faites confirmer les disponibilités avant d’annoncer une date interne.

Lorsqu’une présentation personnalisée est prévue, demandez si les délais des emballages ou du décor influencent le réassort. La reconduction d’un produit ne signifie pas que tous ses composants sont immédiatement disponibles.

Réceptionner et faire tourner le stock

À chaque livraison, rapprochez les quantités reçues du bon de commande et consignez les références de lot ainsi que les informations de conservation communiquées. Organisez le rangement pour repérer les produits à utiliser en priorité selon les indications applicables et les procédures de votre établissement.

Réexaminez régulièrement vos seuils. Une modification du format, du dosage ou des habitudes de distribution peut changer la consommation. Le suivi sert à adapter les achats à la réalité de l’établissement, tout en gardant une gamme cohérente pour les clients.